KI · Automatisierung
Automatisierung ist dort sinnvoll, wo jemand bei Ihnen dieselbe Sache zwanzigmal in der Woche macht und jedes Mal gleich. Eine Anfrage aus der E-Mail in eine Tabelle übertragen, ein Angebot nach der Preisliste erstellen, die nächsten dreißig Produkte beschreiben, einen Bericht aus denselben vier Quellen zusammenstellen. Es geht nicht darum, dem Modell Entscheidungen zu überlassen, sondern darum, dem Menschen Tätigkeiten abzunehmen, die kein Urteil brauchen und trotzdem Stunden kosten.
Leistungsumfang
Das sind die Fälle, die in kleinen Unternehmen am häufigsten wiederkehren. Nicht jeder lässt sich überall entlasten. Entscheidend ist, ob die Daten an einer Stelle liegen und ob sich die Regel in einem Satz beschreiben lässt.
Eingehende Nachrichten mit denselben Fragen: Verfügbarkeit, Termin, Preis für den Standardumfang. Das Modell bereitet die Antwort auf Grundlage Ihrer Preisliste und Bedingungen vor, und Sie geben sie mit einem Klick frei oder korrigieren sie. Nichts geht ohne Freigabe hinaus. Die erste Version einer Einführung richte ich immer so ein.
Ein Katalog mit einigen hundert Artikeln, von denen die Hälfte die Beschreibung des Herstellers trägt oder gar keine. Das Modell schreibt Versionen aus den Parametern und in Ihrer Art, über Produkte zu sprechen, und Sie sehen sie in Paketen durch. Im Shop ist das oft der erste Schritt: Die Antwort steckt schon in den Daten des Shops, und die Arbeit ist umfangreich und wiederholt sich.
Verkäufe des letzten Monats, Anfragen nach Typ, Traffic der Website neben den Bestellungen. Die Daten hole ich aus Ihren Systemen, das Modell stellt daraus eine Übersicht und eine kurze Zusammenfassung auf Deutsch zusammen. Die Zahlen kommen aus der Datenbank, nicht aus dem Modell. Bei Berichten ist diese Unterscheidung die wichtigste.
Nachrichten von der Website und aus dem Postfach landen an einer Stelle, und danach verteilt sie jemand von Hand. Das Modell weist Kategorie und Dringlichkeit zu, ergänzt eine Zusammenfassung in zwei Sätzen und leitet die Sache dorthin, wo sie hingehört. Bei einer unsicheren Anfrage lässt es das Etikett weg, statt zu raten.
Beschreibungen von Kategorien, Blogbeiträge, Textvarianten für weitere Städte oder Leistungen. Das Ausgangsmaterial kommt von Ihnen, das Modell hilft beim Ordnen und Kürzen, und vor der Veröffentlichung geht der Text ohnehin in die Prüfung. Die Idee für den Inhalt bleibt beim Menschen, denn er entscheidet, worüber es sich zu schreiben lohnt.
Diese fünf Fälle haben einen gemeinsamen Nenner: Die Daten liegen an einer Stelle, die Regel lässt sich in einem Satz beschreiben, und jemand gibt das Ergebnis frei. Fehlt eine dieser drei Bedingungen, sage ich es zum Start. Die fehlende Bedingung lässt sich meist ergänzen, nur muss das vor der Einführung passieren. Texte für die Sichtbarkeit in der Suchmaschine sind eine eigene Arbeit, abgerechnet in den Paketen der Suchmaschinenoptimierung.
Ablauf
Das Pilotprojekt beantwortet eine Frage: Bleibt nach der Einführung an diesem Ablauf weniger Arbeit übrig, als die Pflege hinzufügt? Vier Schritte, meist in einigen Wochen, mit der Möglichkeit, nach dem dritten aufzuhören.
Sie wählen mit mir die Tätigkeit, die sich am häufigsten wiederholt und die wenigsten Entscheidungen braucht, nicht unbedingt die, die in einer Präsentation am besten klingt. Diese Wahl entscheidet stärker über das Ergebnis als alles, was danach kommt. Meist ist es die Sache, über die Sie sagen „jeden Tag dasselbe“.
Wie viele Vorgänge pro Woche, wie viel Zeit pro Vorgang, wie viele Korrekturen unterwegs. Ohne diese drei Zahlen bleibt nach einem Monat der Eindruck, dass es „wohl besser“ ist, und das reicht nicht, um Geld für eine Erweiterung auszugeben. Die Messung dauert kürzer, als es scheint, und ohne sie ist alles Weitere ein Gespräch über Eindrücke.
Für eine festgelegte Zeit arbeitet der Automat parallel zu dem, was Sie heute tun, an denselben Vorgängen. Die Ergebnisse vergleichen Sie mit mir. Braucht das Modell Korrekturen, verfeinere ich die Regeln in dieser Phase. Genau das ist die Aufgabe des Pilotprojekts, bevor die Lösung das ganze Unternehmen erfasst.
Die Zahlen aus dem zweiten Schritt neben den Ergebnissen der Auswertung. Eine Erweiterung auf den nächsten Ablauf ist sinnvoll, wenn der erste nach Abzug der Kosten für Pflege und Nutzung des Modells im Plus liegt. Liegt er es nicht, sage ich es offen, statt Argumente für einen größeren Auftrag zu suchen.
Technik
Die meisten meiner Kunden arbeiten mit WordPress, oft mit einem WooCommerce-Shop. Die Automatisierung ersetzt dort nichts. Sie kommt als Baustein dazu, der Daten dort liest und schreibt, wo sie schon liegen.
Produkte, Bestellungen, Anfragen aus Formularen und Beiträge liegen schon in der Datenbank von WordPress. Der Automat liest sie dort und legt das Ergebnis dort ab. So entsteht keine zweite Kopie der Daten, die jemand pflegen und abgleichen müsste.
Die Logik schließe ich in ein Plugin ein, nicht in die Dateien des Themes. So funktioniert sie nach einem Wechsel des Themes weiter, und im Problemfall schalten Sie sie mit einem Klick im Backend ab, ohne zu warten, bis ich antworte.
Der Zugang zum Modell läuft über Ihr Konto und Ihren Schlüssel, mit einem festgelegten Monatslimit. Sie sehen die Kosten der Nutzung und können sie jederzeit kappen, ohne mit mir zu sprechen. Dasselbe gilt für das Ende der Zusammenarbeit.
Aufgaben laufen durch eine Warteschlange mit Wiederholungen. Antwortet der Anbieter des Modells nicht oder ist das Limit überschritten, wartet die Anfrage und hinterlässt eine Spur im Protokoll, statt still zu verschwinden. Bei der Arbeit mit einer fremden API ist das der wichtigste Teil des Codes.
Die Mechanik dieses Einbaus ist dieselbe Arbeit wie bei Anbindungen an externe Systeme, die ich unter Webentwicklung beschreibe, mit dem Unterschied, dass auf der anderen Seite der Verbindung ein Modell steht. Soll der Shop erst entstehen oder neu aufgebaut werden, ist Onlineshop erstellen lassen der richtige Ort. Und steht die Website heute nicht unter laufender Betreuung, beginnen Sie mit der WordPress-Wartung: Ein Automat an einer Website ohne Updates und Backups ist ein aufgeschobenes Problem.
Grenzen
Die Automatisierung soll Ihr Team entlasten und nicht die Entscheidungen übernehmen, die Beziehungen zu Kunden aufbauen. Deshalb bleiben die vier Bereiche unten beim Menschen. Das Modell bereitet dort Material vor, und Sie behalten die volle Kontrolle darüber, was zum Kunden geht.
Die Höhe eines Rabatts, eine Abweichung von der Preisliste, Bedingungen für einen Stammkunden: Das sind kaufmännische Entscheidungen, und sie bleiben bei Ihnen. Das Modell kann eine Variante zur Freigabe vorbereiten, verschickt sie aber nicht selbst und verhandelt nicht in Ihrem Namen.
Eine Reklamation ist per Definition eine ungewöhnliche Situation und verlangt eine Bewertung, manchmal ein Entgegenkommen. Der Automat kann sie beschreiben, dem Vorgang zuordnen und Material sammeln, aber es antwortet ein Mensch, auch wenn die Antwort unangenehm ist.
AGB, Datenschutzerklärung, Garantieinformationen, Beschreibungen mit Aussagen über Produkteigenschaften. Solche Dinge veröffentliche ich nicht ohne Prüfung durch jemanden, der die Verantwortung dafür trägt.
Antwortet auf der anderen Seite ein Modell, soll der Kunde das wissen. Ich baue keine Automaten, die sich als Mitarbeiter ausgeben, und unterschreibe massenhaft erzeugte Nachrichten nicht mit dem Namen einer Person. Früher oder später kommt das heraus und kostet mehr, als es gebracht hat.
Start des Pilotprojekts
Bei einer Automatisierung kostet nicht der Code die meiste Zeit, sondern die Klärung, wie der Ablauf wirklich aussieht. Deshalb stehen die Beschreibung Schritt für Schritt und die Ausgangszahlen ganz oben auf dieser Liste.
Sie haben das nicht aufgeschrieben? Das ist normal und blockiert den Start nicht. Das Ordnen des Ablaufs ist die Hälfte der Einführung, und ich kann es führen. Sie brauchen aber jemanden, der bestätigt, dass die aufgeschriebene Version dem entspricht, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet.
Weitere Leistungen
Automatisierung und Assistent lösen zwei verschiedene Probleme, beruhen aber auf derselben Technik: Daten aus Ihren Systemen, ein Modell in der Mitte, Grenzen vor dem Start festgelegt.
Ein Assistent auf der Website und bei WhatsApp, der ausschließlich aus dem Wissen Ihres Unternehmens antwortet. Bei ungewöhnlichen Anliegen übergibt er das Gespräch samt Verlauf an einen Menschen.
Updates, Backups, Überwachung von Erreichbarkeit und SSL-Zertifikat sowie Arbeitsstunden für laufende Änderungen. Drei Pakete ab 100 € netto im Monat.
Das vollständige Bild der KI-Leistungen, mit den Grenzen der Einführung und der Beschreibung, wie ich selbst mit Modellen arbeite, steht auf der Seite KI für Unternehmen. Geht es bei Ihnen eher um Fragen, die von Kunden wiederkommen, als um wiederkehrende Arbeit im Unternehmen, ist der richtige Ort der KI-Chatbot.
FAQ
Was beim ersten Austausch über Automatisierung gefragt wird: was das überhaupt ist, welche Werkzeuge, Kosten, Fehler des Modells und ob die Website geändert werden muss.
KI-Automatisierung bedeutet, dass ein Sprachmodell eine wiederkehrende Tätigkeit übernimmt, die bisher jemand von Hand gemacht hat: eine Anfrage nach der Preisliste beantworten, eine Produktbeschreibung aus Parametern schreiben, einen Bericht aus vorhandenen Daten zusammenstellen oder eine Nachricht der richtigen Person zuordnen. Der Unterschied zur klassischen Automatisierung: Das Modell verarbeitet Text, der nicht immer gleich aussieht. Deshalb braucht es Grenzen, eine Freigabe durch einen Menschen und eine Messung, ob es tatsächlich Zeit spart.
Das Modell wähle ich nach der Aufgabe, den Kosten pro Anfrage und danach, wo die Daten verarbeitet werden, standardmäßig in der EU. Es läuft über Ihr Konto und Ihren Schlüssel mit einem Ausgabenlimit. Die Anbindung an Ihre Daten baue ich als eigenes Plugin in WordPress oder WooCommerce, mit einer Warteschlange für die Aufgaben und einem Protokoll. Fertige Automatisierungsplattformen nutze ich dort, wo sie das Problem ohne eigenen Code lösen, und sage vorher, was sie monatlich kosten.
Das Angebot erstelle ich nach der Analyse, denn die Kosten hängen vor allem davon ab, wie viel vor dem Start zu ordnen ist und mit wie vielen Systemen die Lösung verbunden werden muss. Ein einfacher Automat, der Daten aus einer Quelle liest, ist einige Tage Arbeit, ein Ablauf über mehrere Systeme mit Warteschlange einige Wochen. Dazu kommt die Gebühr für die Nutzung des Modells, abgerechnet nach Verbrauch. Sie hängt direkt von der Zahl der Anfragen ab, deshalb nenne ich die Schätzung erst, wenn feststeht, wie viele es im Monat sind. Das Ausgabenlimit lege ich vorher mit Ihnen fest, auf Ihrem Konto.
Mit diesem Argument verkaufe ich keine Einführungen und rechne keine Ersparnis in Stellen. Was sich versprechen lässt, ist genauer: Eine wiederkehrende Tätigkeit kostet keine Stunden mehr, und die Person, die sie gemacht hat, kümmert sich um Dinge, die Entscheidungen brauchen. Im Pilotprojekt messe ich Zeit und Zahl der Korrekturen, nach einem Monat gibt es also Zahlen statt Eindrücke. Suchen Sie eine Senkung der Personalkosten, sage ich offen, dass dieses Angebot dafür nicht gedacht ist.
Deshalb veröffentlicht die erste Version einer Einführung nie etwas von selbst. Inhalte kommen in eine Warteschlange mit Freigabe: Sie sehen sie in Paketen durch, lehnen ab, was nicht passt, und die abgelehnten Fälle kommen als Material zur Verbesserung der Regeln zu mir zurück. Erst bei Abläufen mit geringem Fehlerrisiko, etwa internen Übersichten, kommt eine Veröffentlichung ohne Klick in Frage. Bei Produktbeschreibungen, die der Kunde sieht, bleibe ich dauerhaft bei der Freigabe.
In den meisten Fällen ja, denn die Daten, mit denen der Automat arbeitet, liegen ohnehin in der Datenbank von WordPress. Vorher prüfe ich zwei Dinge: die PHP-Version und ob das Hosting Aufgaben im Hintergrund erlaubt, denn davon hängt ab, ob die Warteschlange sinnvoll läuft. Bei günstigem Shared Hosting muss die Website manchmal auf einen stärkeren Server umziehen. Das sage ich vor dem Angebot und nicht mitten in der Arbeit.
Die Aufgaben warten in der Warteschlange und werden verarbeitet, sobald der Dienst wieder läuft. Nichts verschwindet still, und nichts wird nach einem Wiederholungsversuch doppelt verschickt. Darauf achte ich genauso wie bei gewöhnlichen Anbindungen an eine fremde API. Bei Abläufen, in denen eine Verzögerung zählt, richte ich eine Benachrichtigung ein, damit Sie vom Ausfall erfahren, ohne ins Protokoll zu sehen. Ausfälle passieren jedem Anbieter, und ich plane die Einführung mit der Annahme, dass sie irgendwann eintreten.
